اگر مسافری از مریخ برای یک تور تعالی به زمین سفر کند و ما سازمان های امروزیمان را از دولتی و خصوصی، تولیدی و خدماتی، محلی و چند ملیتی و بزرگ و کوچک، با تمام افتراق هایی که دارند به او معرفی کنیم، احتمالا خواهد پرسید که آن شرکت کوچک غیر انتفاعی خدماتی که در جنوب آفریقا به زنان سرپرست خانوار مشاوره ی شغلی می دهد چه تشابهی با کمپانی تولیدی چند ملیتی و معظم کوکا کولا دارد که ما به هر دوی آن ها سازمان می گوییم؟ ما هم احتمالا پاسخ خواهیم داد که ما در سازمان ها منابعی را در راستای رسیدن به اهدافی سازمان دهی، و برای رسیدن به آن اهداف تلاش می کنیم. به او می گوییم که همان طور که از نزدیکی ریشه ی این کلمات مشخص است، سازمان، جای سازمان دهی است. و او با دیدن تعداد و تاثیر گذاری ای که سازمان ها بر زندگی امروزه ی مان دارند، حدس خواهد زد که اگر در هر حوزه ی دیگر ضعف داشته باشیم، دانش ما درباره ی سازمان دهی در متعالی ترین سطح خود است و در عمل تصمیمات درست و حساب شده ای می گیریم.

اما واقعیت دنیای امروز (کشورمان) این است که در عمل، سازمان دهی تبدیل به ابزاری در راستای اجرای تصمیمات سیاسی سازمانی شده است. تصمیمات مرتبط با سازمان دهی، علی رغم اهمیتی که دارند نسبت به دیگر تصمیمات مدیریتی کمتر مورد مطالعه و کارشناسی قرار می گیرند. به عبارت دیگر کمتر به عواقب و پیامدهای این تصمیمات توجه می شود. به این نمونه توجه کنید:

”در راستای تحول اداری و به منظور ایجاد چالاکی بیشتر در سازمان، ضمن تشکر از جناب آقای الف و سرکار خانم جیم تغییراتی به شرح ذیل اعمال می گردد: واحد های «مدیریت بازاریابی و توسعه کسب و کار» و «مدیریت توسعه راهبردی و معماری سازمانی» درهم ادغام و مدیریت جدید تحت عنوان «مدیریت فناوری اطلاعات و توسعه کسب و کار» ایجاد شده است جناب آقای دکتر دال مشاور مدیر عامل بعنوان سرپرست این مدیریت منصوب گردیده اند.“

نکته ی جالب اینجاست که به نظر می رسد دزدان دریایی قرن ۱۷ و ۱۸ دریای کارائیب، در حوزه ی سازمان دهی که یکی از اصلی ترین وظایف مدیران است، از مدیران سازمان های امروزی بهتر عمل می کردند. وقتی که پروفسور رائو در دانشگاه استنفورد از مدیران حاضر در دوره های ارشد کسب و کار می خواهد که برای یک کشتی دزدان دریای در قرن ۱۸ ساختار سازمانی و شغل طراحی کنند، آن ها عموما مسئولیت دو دسته از وظایف را همزمان به کاپیتان یا همان رئیس دزدان اختصاص می دهند. وظایف ستاره و وظایف چراغ. وظایف ستاره به طور کلی استراتژیک و شامل مواردی مانند نقشه خوانی و مسیر یابی، به دست گرفتن سکان، دستور حمله و آتش بست، و مذاکره با دشمنان و هم پیمانان است. در مقابل، وظایف چراغ، عملیاتی و شامل مواردی مانند تقسیم غذا و غنائم، رسیدگی به اختلافات داخلی، تنبیه ها و تشویق های انضباطی و رسیدگی به سلامت افراد است (جزئیات بیشتری در مورد وظایف ستاره و وظایف چراغ که چیزی شبیه تقسیم نقش بین مدیر و ناظم مدرسه است را می توانید اینجا مطالعه کنید.).

این در حالی است که در کنار هم قرار دادن وظایف ستاره و وظایف چراغ و سپردن همزمان آن ها به یک جایگاه از منظر سازمان دهی و طراحی ساختار مسئله ساز است. اولا افرادی که بتوانند از عهده ی انجام همزمان این دو دسته مسئولیت به خوبی بر بیایند بسیار کم هستند. وظایف ستاره (استراتژیک)، نیاز به شایستگی هایی مانند کلان نگری، ریسک پذیری و تمایلات کارآفرینانه دارد. در حالی که وظایف چراغ (عملیاتی)، شایستگی هایی مانند ریز بینی، قاطعیت و خستگی ناپذیری را می طلبند. در حقیقت عدم موفقیت طرح های مدیریت استعداد در سازمان ها در بعضی موارد ریشه در طراحی شغل دارد. طراحی شغل هایی با وظایف همگن تر و مسئولیت های متوازن، زحمت سازمان را برای پیدا کردن و پرورش شایستگی های متناسب با آن مشاغل کمتر و احتمال موفقیت برنامه های مدیریت استعداد را افزایش می دهد.

بعلاوه، انجام همزمان این دو دسته مسئولیت با هم در تضاد هستند. بنابراین ممکن است انرژی و وقت زیادی صرف مسئولیت هایی که ساده تر و یا با شایستگی های فرد متناسب تر است بشود، در حالی که مسئولیت های مهم و کلیدی روی زمین بمانند. تمرکز همزمان بر انجام این وظایف که از نظر ماهیت همخوانی کمی دارند دشوار است و احتمال خطا را بالا می برد. حتی در مواردی تمام و کمال انجام دادن یکی، ممکن است سبب نقصان در دیگری شود. در هر صورت پژوهشگران معتقدند که تلاش برای توجه همزمان به این مسئولیت ها در بهترین حالت باعث تقسیم تمرکز و اختلالات احتمالی در درست انجام شدن هر یک می شود.

و این نکاتی است که دزدان دریایی قرن ۱۷ و ۱۸ دریای کارائیب آن را به خوبی رعایت می کردند. آنان مسئولیت های ستاره را به عهده ی کاپیتان کشتی می گذاشتند. همچنین یک جانشین برای او انتخاب می کردند و مسئولیت های چراغ را به جانشین می سپردند. این کار همچنین از تجمع قدرت در دستان کاپیتان نیز جلوگیری می کرد (برای مطالعه ی بیشتر در مورد رویه های منابع انسانی دزدان دریایی اینجا را ببینید). این در حالی است که کاپیتان ها در کشتی های تجاری و نظامی همان زمان، عمدتا عهده دار هر دو دسته وظایف ستاره و چراغ می شدند. پرداختن به وظایف چراغ باعث کاهش توجه و تمرکز آن ها به مسائل استراتژیک بیرونی کشتی (مسیر یابی، هوشیاری نسبت به اتفاقات دور دست، تحرکات دشمنان) می شد. همچنین رسیدگی به تخلفات و تنبه افراد، تاثیر گذاری و نفوذ کاریزماتیک آن ها را تضعیف می کرد و در مواردی از آن ها تصویری خشک و ستمگر می ساخت که باعث بروز شورش های داخلی و پیوستن افرادشان به کشتی دزدان دریایی می شد. دزدان دریایی می دانستند که توجه همزمان به دور دست ها و عرشه ی کشتی ممکن نیست. آن ها در طراحی مشاغل، به جز ملاحظات سیاسی، ملاحظات فنی را نیز رعایت می کردند.

البته این تفکیک بین وظایف ستاره و وظایف چراغ، در بالاترین سطح سازمان های مدرن امروزی نیز رعایت شده است. به طور سنتی مدیر عامل مسئولیت وظایف ستاره و مدیر عملیات مسئولیت وظایف چراغ را بر عهده دارد. هرچند، این تفکیک وظایف در سطوح پایین تر کمتر رعایت می شود و مشکلاتی را در سطح تیم های کاری و واحد ها ایجاد می کند. به عنوان مثال دپارتمان مدیریت ذخایر طبیعی و منابع معدنی وزارت کشور ایالات متحده، مسئولیت وظایف ستاره (مذاکره و واگذاری امتیاز بهره برداری از چاه های نفت به بهترین قیمت) و وظایف چراغ (نظارت بر ایمنی و مسائل زیست محیطی) را به طور همزمان بر عهده داشت. با گذشت زمان و به طور طبیعی این دپارتمان به وظایف ساده تر، کم درد سر تر و باپرستیژ تر دسته ی اول بیشتر توجه می کرد. نتیجه ی این سازمان دهی ضعیف، بروز نارسایی های مقرراتی و فاجعه ی نشت نفت خام در خلیج مکزیک بود. دستور اخیر وزیر کشور ایالات متحده برای ایجاد سه دپارتمان مستقل با عناوین مدیریت درآمد ها، ایمنی و مقررات، و توسعه ی پایدار انرژی، قدمی در سازمان دهی درست به حساب می آید.

اما درس آموخته از دزدان دریای کارائیب: اگر وظایف ستاره و وظایف چراغ را همزمان برای جایگاهی در نظر گرفتید، منتظر عواقب خطرناک آن باشید.